"Het voelde als thuiskomen"


Zaakvoerster Ann Gheysen over de samenwerking met Mex United

Het was de eerste keer dat Ann Gheysen met haar bedrijf DBS een beroep deed op een extern bureau toen ze eind vorig jaar contact opnam met Kurt Ostyn van Mex United.

Ik wist niet helemaal wat te verwachten, maar ik had duidelijk nood aan een klankbord. Na al die jaren in de verkoop van kantoorartikelen liep ik al een tijdje te broeden op nieuwe ideeën. Alleen slaagde ik er maar niet in om ze ook om te zetten in werkbare concepten.

De aanleiding

DBS levert “alles voor uw kantoor, behalve de secretaresse”, zo zeggen ze het zelf. Ann draait al jaren mee in de business en kwam al in veel werkomgevingen. Ze zag allerlei werkvormen die toegepast werden, maar ook heel veel kantoorergernissen.

“Ik merkte dat veel medewerkers op zoek waren naar een comfortabele werkomgeving, maar dat het woordje ergonomie een beetje vergiftigd was. Dat komt doordat veel managers bepaalde kantoorveranderingen zomaar invoeren, zonder te luisteren naar de echte noden en zonder het geven van enig woord uitleg.

Het zorgt er dan ook voor dat ik, los van alle goede bedoelingen, vaak scheef bekeken werd toen ik kwam aandraven met een goede ergonomische bureaustoel. ‘Weer zo’n nutteloze investering’, zo zag ik velen luidop denken.”

Meer dan ergonomie…

Ann besefte dat er nood was aan het begeleiden van bedrijven en organisaties die op zoek zijn naar de meest comfortabele kantoorinrichting. Een omgeving waar iedereen zich goed voelt.

“Ik voelde dat ik er met de term ergonomie niet zou raken, want er was meer aan de hand. Vaak gingen de klachten over lawaai op het werk, over het gebrek aan privacy, over nood aan aangepaste vergaderruimte. Alleen kwam ik maar niet tot het juiste concept…”

DBS kantoorbenodigdheden

Geen losse flodders

Een lezing van Kurt Ostyn kwam op het juiste moment en een bevriende ondernemer was lovend over het werk van Mex United. Het contact kwam er snel.

“Het team van Mex United waarschuwde ons al bij het eerste contact. Als we de dingen ten gronde willen aanpakken, dan moest je toch wel op zes tot negen maanden rekenen.

Dat onderscheidde het strategisch traject van de losse flodder-aanpak.

Het leek me lang. Té lang. Anderzijds hadden we het ook zelf in handen. Hoe meer wij ons toespitsten op het veranderingstraject en hoe sneller wij beslissingen durfden te nemen, hoe rapper we samen tot resultaten konden komen.”

Open discussies en een goed gevoel

Al snel merkte Ann dat ook bij Mex United de goesting groot was om de uitdaging aan te gaan.

“Het verwonderde me hoe snel Kurt, Cis en de collega’s zich ingroeven in een wereld die de hunne niet was. We kwamen al gauw tot open discussies, ik gebaseerd op mijn jarenlange ervaring, zij vanuit een nuchtere professionele blik van buitenaf.

Het voelde heel snel gewoon goed aan. Werken in een atmosfeer waarin je gewoon jezelf kan zijn, waarin je geen toneel moet spelen ten aanzien van die externe, het was een verademing. Het klinkt misschien soft en emotioneel, maar het voelde wat als thuiskomen.”

Het traject werd van meetaf aan  opengetrokken naar alle medewerkers van DBS. Een goede betrokkenheid van de medewerkers vinden we bij Mex United cruciaal voor het welslagen van het project. En dat viel ook bij Ann in de smaak.

“Ik heb zelf te vaak gezien hoe belangrijk het is om je medewerkers mee te nemen in veranderingsprocessen. We gingen met zijn allen het bad in, we stelden vragen, daagden elkaar uit en werden zelf ook geprikkeld.”

Focusgroep DBS

Kantoorgeluk

In januari, na een goede vier maanden, kwam Mex United uiteindelijk met het nieuwe concept. Het project zou LOFF heten en de term kantoorgeluk zou centraal staan.

“We waren eerlijk gezegd verbluft. Dit voelde zo goed aan. Ik werd van mijn sokken geblazen door de mate waarin ons DNA gevat werd. Straf vond ik het hoe ze aanvoelden hoe wij als bedrijf in elkaar zaten en welke benadering het best bij ons zou passen.”

Er hard gewerkt aan de uitwerking van het concept met een nieuwe website, een folder en veel filmpjes.

“Het leuke was dat we met onze eigen partners verder konden gaan. Delta Solutions had onze vorige site gebouwd en we waren tevreden over die samenwerking. Dus waarom zouden we dan veranderen? Mex trad op als sparringpartner.

Zo bouwden ze wireframes van hoe de site er zou moeten uitzien. Wat me daarbij opviel, was het evenwicht dat zij inbouwden tussen emotie en ratio. Door het maken van persona’s, fictieve klanten, leerden we dat niet iedereen op zoek is naar dezelfde soort informatie. Daar moesten we aandacht voor hebben bij de bouw van de pagina’s.”

Het resultaat mag intussen gezien worden op www.loff.be.

“Iedereen prijst onze website omwille van zijn frisse duidelijkheid. En de naam is natuurlijk de max. Constant maken klanten woordspelingen. Zo ondertekenen we voortaan onze mails met “with loff” of was er een vertegenwoordiger die ons witloof beloofde tegen de winter.”

Energie om te ondernemen

Het concept kantoorgeluk biedt ons vooral de mogelijkheid om ons verhaal te vertellen en onze benadering toe te lichten. Want het is geen evidente term. Mensen weten niet steeds wat er zich bij voor te stellen, maar hij gaat alleszins heel wat breder dan ergonomie. En we voelen ons er goed bij. Wij hebben de indruk dat de term ons DNA omvat.”

Het verhaal is nog niet ten einde.

“Integendeel, nu begint het pas. Nu gaan we er de boer mee op, nu willen we het concept nog doortrekken in onze showroom en onze klanten meekrijgen in onze filosofie. Ik zou het fantastisch vinden mochten bezoekers op een bepaald ogenblik in een wildvreemd bedrijf zeggen: “ah, dat is een kantoor van Loff, zeker?””

“Er ligt dus nog wat werk op de plank, maar ik kan je verzekeren, zo’n traject geeft je massa’s energie. En zitten we even vast? Geen probleem, we bellen wel met Mex United…”

Loff maatkantoren op Facebook





Sharing is caring

"Tijdens de verschillende stappen van ons High Five stappenplan stelden we vast dat heel wat concurrenten van DBS communiceren vanuit een negatieve insteek (rugpijn, geluidsoverlast...). Met Loff focussen we met "kantoorgeluk" op een positief verhaal."

Kurt Ostyn marketing strateeg

Kurt Ostyn
marketing strateeg


Meer weten over deze case?

We delen graag meer inzicht in deze case en projecteren dit graag naar uw situatie. 

Contacteer ons